Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für jeden Schritt Ihres Dokumentenworkflows – von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur langfristigen Archivierung.
Digitale Archivierung
Langfristige, revisionssichere Speicherung Ihrer Geschäftsdokumente nach GoBD-Anforderungen. Wir richten vollständig konforme Systeme ein, die Ihre Dokumente über gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinweg sicher und jederzeit abrufbar halten.
Unsere Archivlösungen umfassen automatische Backup-Strategien, Redundanzen und regelmäßige Integritätsprüfungen. Sie erhalten eine technische Dokumentation, die bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden kann.
Workflow-Automatisierung
Intelligente Prozesssteuerung für Dokumentenfreigaben, Genehmigungsverfahren und interne Weiterleitungen. Manuelle Eingriffe werden auf ein Minimum reduziert, während die Nachvollziehbarkeit jederzeit gewährleistet bleibt.
Wir entwickeln Regelwerke, die auf Ihre bestehenden Organisationsstrukturen abgestimmt sind und sich flexibel an Veränderungen anpassen lassen.
Dokumentenscanning
Professionelle Digitalisierung bestehender Papierarchive mit hochauflösenden Scannern und OCR-Texterkennung. Wir verarbeiten Akten, Verträge, Rechnungen und technische Zeichnungen in durchsuchbare digitale Formate.
Der Scan-Prozess erfolgt wahlweise bei Ihnen vor Ort oder in unserem gesicherten Scanningzentrum. Alle Originale werden dokumentiert zurückgegeben.
Cloud-Dokumentenspeicher
Sichere Cloud-Infrastruktur mit Hosting in deutschen Rechenzentren. Automatische Versionierung stellt sicher, dass frühere Dokumentenstände jederzeit wiederhergestellt werden können.
Die Zugriffssteuerung erfolgt rollenbasiert und kann granular auf Abteilungs- oder Projektebene konfiguriert werden. Mobile Apps ermöglichen Zugriff auch außerhalb des Büros.
Compliance-Beratung
Rechtliche Prüfung Ihrer Dokumentenprozesse auf Einhaltung von DSGVO, HGB, AO und branchenspezifischen Vorschriften. Wir identifizieren Lücken und entwickeln konkrete Maßnahmenpläne zur Behebung.
Die Beratung umfasst auch die Erstellung von Verfahrensdokumentationen, die gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen, dass Ihre Systeme rechtskonform betrieben werden.
Systemintegration
Nahtlose Anbindung Ihrer Dokumentenmanagementsysteme an bestehende ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssysteme. Daten fließen automatisch zwischen den Systemen, ohne dass manuelle Übertragungen nötig sind.
Wir arbeiten mit gängigen Schnittstellen und entwickeln bei Bedarf auch individuelle Konnektoren für proprietäre Systeme.
Individuell kombinierbar
Unsere Leistungen können einzeln gebucht oder zu einem Gesamtpaket kombiniert werden. Viele Kunden beginnen mit einer Beratung oder einem Scanning-Projekt und erweitern ihre Systeme schrittweise um weitere Module.
Wir beraten Sie gerne, welche Kombination für Ihre aktuelle Situation am sinnvollsten ist und wie eine schrittweise Umsetzung organisiert werden kann.
Beratungsgespräch vereinbaren
Typische Projektphasen
Analyse
Gemeinsame Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Erhebung der Anforderungen.
Konzeption
Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung mit detailliertem Umsetzungsplan, Zeitrahmen und transparenter Kostenkalkulation.
Implementierung
Technische Umsetzung in enger Abstimmung mit Ihren Fachabteilungen, inklusive Testphase und Fehlerbereinigung.
Schulung
Training Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen, ergänzt durch schriftliche Anleitungen und Support-Hotline.
Betreuung
Kontinuierlicher Support auch nach Projektabschluss, regelmäßige Updates und Anpassungen bei sich ändernden Anforderungen.